Rapat merupakan suatu forum resmi yang diadakan untuk membahas sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan program kerja sebuah institusi atau organisasi. Karena formal, rapat adalah salah satu forum untuk menyelesaikan masalah, pembahasan progam kerja, dan evaluasi program kerja yang melibatkan banyak pihak dimana semua pihak memiliki hak untuk menyampaikan saran, kritik dan pendapat secara terbuka, fokus dan lugas. PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan atau pelayanan informasi di Badan Publik.
Dinas Kesehatan Provinsi Kalimantan Barat yang diwakili oleh Sekertaris drg. Hary Agung Tjahyadi, M.Kes sebagai ketua PPID bersama pejabat struktural beserta jajaran dan pengelolanya mengadakan rapat pada hari Rabu, tanggal 8/7/2020. Dalam rapat disampaikan adanya perubahan struktur organisasi PPID dan Pengaduan di jajaran Dinas Kesehatan Provinsi Kalimantan Barat serta perbaikan dokumen untuk di uploud sebagai kelengkapan yang diperlukan pada tahun 2020. drg. Hary Agung Tjahyadi, M.Kes mengatakan perlunya perbaikan SK tahun 2020 di bulan Juli untuk segera ditindak lanjuti serta perbaikan dukumen dalam struktur organisasi antara lain sebagai Ketua PPID Sekertaris Dinkes Prov, Sekertaris PPID Kabid SDK, Bidang Pengelola Data dan Informasi Kasi Managemen Infokes, Bidang Pengaduan dan Penyelesaian sengketa Informasi Ka.subbag Umum dan Aparatur serta Kasi Managemen Infokes, Bidang Layanan Dokumentasi dan Informasi Ka.subbag Keuangan dan Asset, Kasi Managemen Infokes, Kasi Promkes dan Pemberdayaan Masyarakat dan anggota PPID Kepala Bidang, Kasubbag dan Kasi yang ada di Dinkes Prov Kalbar.
Diharapkan semua pihak yang terkait dalam struktur PPID untuk melengkapi data yang dibutuhkan sebagai informasi yang wajib disediakan secara berkala, informasi yang wajib disediakan serta merta, informasi yang wajib disediakan setiap saat, dan informasi yang akan dikecualikan.
